Krátká zpráva vs. dlouhá zpráva
Psaní zprávy v podnikání je nutností a jsou chvíle, kdy jste jako obchodní manažer povinni napsat podrobnou zprávu, a také chvíle, kdy potřebujete shrnout stručné informace. Tito jsou známí jako krátké zprávy a dlouhé zprávy a přestože mohou obsahovat podobné informace, existují rozdíly ve formátu, stylu, hloubce a samozřejmě délce. Podívejme se blíže na dva typy zpráv.
Cíl každé zprávy, ať už dlouhé nebo krátké, má být jasný, aby byly snadno pochopitelné informace, které mají být předány. Psaní zprávy je dovednost, která je nutností pro všechny profesionální manažery. Je třeba chápat, že zpráva uvádí fakta a čísla, a nikoli usilovat o argument, který je případem eseje. Žádný čtenář nemá věčnost, aby si přečetl zprávu poklidně, a proto musí každá zpráva, ať už dlouhá nebo krátká, použít krátké a výstižné odstavce s nadpisy a podnadpisy a zdůraznit důležité body.
Krátká zpráva se také nazývá neformální zpráva, zatímco dlouhá zpráva se někdy označuje jako formální zpráva. Krátká zpráva často není víc než jedna stránka prohlášení, která obsahuje fakta a čísla nejstručnějším způsobem. Krátká zpráva je jako memorandum a nepotřebuje krytí. Tento styl hlášení je často neformální a uvolněný. Styl psaní zahrnuje použití první osoby, jako jsem já a My, v ostrém kontrastu s dlouhou zprávou, kde jsou používána celá jména lidí.
Dlouhá zpráva má vždy název, úvod, text a závěr. Má vždy více než jednu stránku. Někdy obsahuje průvodní dopis, který uvádí všechny podrobnosti obsažené v dlouhé zprávě. Na konci dlouhé zprávy je uvedena bibliografie a dodatek. Je běžné nechat si vytisknout dlouhou zprávu a spojit ji s pevným obalem. Tón v dlouhé zprávě je zdrženlivý a temný na rozdíl od krátkého dopisu.
