Klíčový rozdíl - sekretářka vs. recepční
Sekretářka a recepční jsou dvě důležitá místa v jakékoli organizaci, mezi nimiž lze zdůraznit určité rozdíly. Tyto dva příspěvky mají odlišné role, funkce a povinnosti, které jsou v rozporu s populární mylnou představou, že se jedná o jednu a stejnou práci. Zatímco sekretářka je spíše osobním asistentem nebo administrativním asistentem, recepční je první osobou, se kterou se při vstupu do organizace setkáte. Podívejme se na rozdíl mezi funkcemi sekretářky a recepční.
Kdo je tajemník?
Podle Oxfordského anglického slovníku je sekretář administrativní úředník v organizaci, který je zaměstnán psát dopisy, vést záznamy atd. Funkce sekretáře se liší v závislosti na velikosti organizace. Zatímco v malé společnosti bude možná muset plnit dvojí povinnosti recepční i sekretářky, ve velkých organizacích je to osoba, která organizuje harmonogram svého šéfa, přijímá a odpovídá na všechny e-maily, objednává zásoby, naplánuje schůzky se svým šéfem, píše důležité dopisy atd.
Sekretářka musí mít střední školu nebo rovnocenný diplom a musí mít rychlé dovednosti v psaní. Mnoho společností dává přednost najímání osob, které mají další osvědčení o dovednostech na úrovni tajemníka. Nyní přejdeme k pochopení rolí recepčního, abychom získali jasnou představu o rozdílu mezi těmito dvěma.
Kdo je recepční?
Recepční je obvykle povinen pozdravit lidi na recepci a přesměrovat je na různá oddělení v závislosti na jejich požadavcích. Je také osobou, která se musí starat o příchozí hovory a odpovídat na dotazy a také vyslechnout stížnosti. Lidé toužící po setkání s důležitou osobou v organizaci se s touto osobou musí setkat, aby získali datum a čas schůzky.
Když voláte do jakékoli společnosti, obvykle slyšíte hlas recepčního. Recepční se musí věnovat všem návštěvníkům a musí mít příjemnou osobnost, vstřícný přístup a sladký hlas, aby na ně zapůsobil. Musí mít telefonní etiketu, aby se s veškerou efektivitou vypořádala se všemi obchodními dotazy a z příležitostných dotazů udělala skutečné zákazníky.
Je tedy jasné, že existují velké rozdíly v rolích, odpovědnosti a funkcích sekretářky a recepční.
Jaký je rozdíl mezi sekretářkou a recepční?
Definice tajemník a recepční:
Sekretářka: Administrativní úředník v organizaci, který je zaměstnán psát dopisy, vést záznamy atd.
Recepční: Osoba, která pozdraví návštěvníky kanceláře a jedná s nimi.
Charakteristika tajemníka a recepčního:
Povinnosti:
Sekretářka: Sekretářka organizuje rozvrh svého šéfa, přijímá a odpovídá na všechny e-maily, objednává zásoby, plánuje schůzky se svým šéfem, píše důležité dopisy atd.
Recepční: Recepční pozdraví lidi na recepci a podle jejich požadavků je přesměruje na různá oddělení. Musí se také starat o příchozí hovory a odpovídat na dotazy a také poslouchat stížnosti.
Požadavky:
Sekretářka: Je nutné osvědčení o sekretářských dovednostech.
Recepční: Specifická dovednost není vyžadována; jedinec však musí mít příjemnou osobnost, vstřícný přístup a sladký hlas. Měla by být také efektivní ve své práci.
Obrázek se svolením:
1. 32B tajemník pokladník [Public domain], prostřednictvím Wikimedia Commons
2. „Recepční“od Evana Benche z Paříže, Francie - recepce. [CC BY 2.0] prostřednictvím Wikimedia Commons
